WHISTLEBLOWING PER LE AZIENDE CON PIU’ DI 50 DIPENDENTI
Tutti gli adempimenti entro il 17 dicembre per chi segnala le violazioni
Le aziende che impiegano in media almeno 50 dipendenti, dal 17 dicembre 2023 dovranno adottare sistemi che consentano ai lavoratori di segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o della Ue di cui siano venuti a conoscenza nel contesto lavorativo, per adeguarsi alle regole del D.Lgs. 24/2023 sul whistleblowing.
Per garantire la riservatezza dell’identità del segnalante, occorre attivare canali di segnalazione gestiti da personale dedicato e appositamente formato, eventualmente anche a soggetto esterno autonomo, sia per il settore privato, che nel pubblico.
Per le aziende più grandi, da 250 dipendenti in su, l’obbligo è già in vigore dal 15 luglio 2023.
Definizione
Si tratta della possibilità per i dipendenti pubblici e privati di effettuare segnalazioni e denunce per fatti illeciti di cui siano venuti a conoscenza in occasione del rapporto di lavoro. Il diritto di denuncia del lavoratore dipendente era comunque già riconosciuto dalla giurisprudenza precedente all’entrata in vigore della legge.
Il termine whistleblowing, dall’inglese “suonare il fischietto” è un istituto molto noto nel panorama legale internazionale, come ad esempio negli Stati Uniti e in Gran Bretagna, che ha ora trovato formale riconoscimento anche in Italia, con la promulgazione della L. 30 novembre 2017, n. 179. Una legge, questa, che detta una disciplina a favore del lavoratore che decide di segnalare l’illecito, garantendone, in primo luogo, l’anonimato e, in seguito, la tutela in caso di eventuali ritorsioni da parte del datore di lavoro.
Ambito soggettivo nel settore Privato
In modo innovativo rispetto al passato, tra i soggetti privati, il decreto in argomento individua i destinatari sulla base di diversi criteri relativi alla forza aziendale, allo svolgimento di attività in settori disciplinati dal diritto europeo ovvero in base all’adozione o meno dei modelli organizzativi e di gestione previsti dal D.Lgs. n. 231/2001 (protocolli che regolano la struttura aziendale e la gestione dei suoi processi allo scopo di ridurre il rischio di commissione di illeciti penali, consentendo alle imprese di ridurre il rischio di essere chiamate a rispondere per uno dei reati sanzionabili, tra cui anche quelli in materia di salute e sicurezza sul lavoro).
Più precisamente, sono tenuti a rispettare la disciplina e sono obbligati a predisporre i canali di segnalazione, i soggetti privati che soddisfano almeno una delle seguenti condizioni:
- hanno impegnato, nell’ultimo anno, la media di almeno 50 lavoratori subordinati, con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato;
- operano in specifici settori (servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio o del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente), anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno cinquanta lavoratori di cui al punto precedente;
- adottano i modelli di organizzazione e gestione di cui al D.Lgs. n. 231/2001, anche se nell’ultimo anno non hanno raggiunto la media di almeno 50 lavoratori subordinati con contratti di lavoro a tempo indeterminato o determinato.
Soggetto segnalatore
La platea delle persone legittimate alla segnalazione, ai sensi dell’art. 3, co. 3, del D.Lgs. 24/2023, comprende:
- i lavoratori dipendenti;
- i lavoratori autonomi, nonché i titolari di un rapporto di collaborazione;
- i lavoratori o i collaboratori che forniscono beni o servizi o che realizzano opere in favore di terzi;
- i liberi professionisti e i consulenti che prestano la propria attività;
- i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
- gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza.
La segnalazione può avvenire anche quando il rapporto di lavoro non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite, ad esempio, durante le fasi di selezione, ovvero nel corso del periodo di prova o anche successivamente alla risoluzione del rapporto, purché le informazioni riferite alle violazioni siano state acquisite nel corso del rapporto.
Contenuto della segnalazione
Le violazioni oggetto di segnalazione possono consistere in comportamenti, atti od omissioni che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’organizzazione privata, tra cui:
- illeciti amministrativi, contabili, civili o penali;
- condotte illecite ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 o violazione dei modelli organizzativi e gestionali previsti dallo stesso decreto;
- illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’UE o nazionali indicati nello specifico allegato al decreto o nell’allegato alla direttiva (UE) 2019/1937, nei settori degli appalti pubblici, servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, sicurezza dei trasporti, tutela dell’ambiente, radioprotezione e sicurezza nucleare, sicurezza degli alimenti mancini e salute e benessere degli animali, salute pubblica, protezione die consumatori, tutela della privacy e delle reti e sistemi informativi;
- atti od omissioni che ledono interessi finanziari dell’UE;
- atti od omissioni riguardanti il mercato interno;
- atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni UE nei settori richiamati dal decreto.
Occorre precisare che le informazioni sulle segnalazioni possono riguardare anche le violazioni non ancora commesse che il segnalante, ragionevolmente, ritiene potrebbero esserlo sulla base di elementi concreti (art. 2, co. 1, lett. b); al contrario, esse non devono essere riconducibili a rimostranze personali o richieste di interventi in merito ai rapporti che intercorrono con colleghi e superiori (screzi, lamentele, etc.). Sono infatti esclusi dall’applicazione della normativa in esame, i casi in cui il denunciante abbia un interesse personale e la denuncia abbia esclusiva attinenza con il proprio rapporto di lavoro.
Tipo di segnalazione
La persona che ritiene sussistenti i presupposti per una segnalazione, può ricorrere ai seguenti canali:
- canale di segnalazione interna;
- canale di segnalazione esterna (al quale si può ricorrere se non è prevista l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna, o se questo canale non è stato attivato; se è già stata fatta la segnalazione interna e non ha avuto seguito; se il segnalante ha fondati motivi per ritenere che alla segnalazione interna non sarebbe dato efficace seguito o ci sarebbero rischi di ritorsione; se il segnalante ha fondato motivo per ritenere che la violazione costituisca un pericolo imminente e palese per il pubblico interesse);
- divulgazione pubblica (è possibile ricorrervi se il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e/o esterna, senza riscontro nei termini previsti; se il segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; infine, se ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficacia);
- denuncia all’autorità giudiziaria, che resta in ogni caso possibile.
Salvo eccezioni, dunque, il primo canale al quale si può fare ricorso è quello “interno”, cioè attivato direttamente dal soggetto, pubblico o privato, che risulta obbligato.
I canali interni di segnalazione devono garantire la riservatezza della persona segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta (o, comunque, dei soggetti menzionati nella segnalazione) e del contenuto della segnalazione.
Per agevolare la segnalazione, inoltre, deve essere garantita la possibilità di scelta tra diverse modalità:
- in forma scritta, anche con modalità informatiche;
- in forma orale, tramite linee telefoniche, o, in alternativa, con sistemi di messaggistica vocale, o fissando incontri diretti.
Nel definire i canali di segnalazione interna sarà necessario ricorrere a strumenti idonei a recepire sia la segnalazione in forma scritta che quella in forma orale, dovendo essere garantite al segnalante entrambe le possibilità.
I gestori e la gestione del canale di segnalazione interna
La gestione del canale interno di segnalazione può essere affidata a:
1. una persona interna specificamente formata;
2. un ufficio interno autonomo dedicato e con personale specificamente formato;
3. un soggetto esterno autonomo e con personale specificamente formato.
Il gestore incaricato dovrà poi svolgere le seguenti attività:
a) rilasciare un avviso di ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione;
b) interloquire con la persona segnalante ed ove ritenuto necessario richiedere delle integrazioni;
c) dare diligente seguito alla segnalazione;
d) fornire riscontro alla segnalazione entro 3 mesi dalla data dell’avviso di ricevimento;
e) mettere a disposizione dei soggetti interessati (segnalanti) informazioni chiare sul canale, sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni interne, nonché sulle procedure e sui presupposti per effettuare le segnalazioni esterne.
Le informazioni di cui appena sopra devono essere rese facilmente visibili, nei luoghi di lavoro, nonché accessibili alle persone che pur non frequentando i luoghi di lavoro intrattengono rapporti (commerciali, di fornitura di beni e /o servizi) con l’ente obbligato alla istituzione del canale di segnalazione interna.
La presenza di un sito internet del soggetto obbligato impone a quest’ultimo la pubblicazione delle informazioni, meglio se in una sezione dedicata dello stesso. Si ritiene che il sito internet sia il modo migliore per rendere accessibili le informazioni a tutti i soggetti interessati.
Il canale di segnalazione interna è obbligatorio.
Cosa dare entro il 17 dicembre 2023
Definire il canale con un atto organizzativo specifico
Il soggetto del settore privato obbligato a istituire il canale interno di segnalazione deve definire un atto organizzativo ad hoc che disciplina le procedure per il ricevimento e la gestione delle segnalazioni.
Effettuare la comunicazione alle rappresentanze sindacali
I canali di segnalazione devono essere attivati dopo aver sentito le rappresentanze o le organizzazioni sindacali: è richiesta una comunicazione tramite pec (o, comunque, uno strumento idoneo a provare la ricezione), alla quale deve essere allegato il regolamento interno o la procedura, con indicazione del termine entro il quale possono essere richiesti incontri o maggiori chiarimenti. Decorso il termine può essere deliberata l’approvazione dell’atto organizzativo.
Informazione adeguata sul sito o sulla pagina della piattaforma
Per evitare errori da parte del segnalante, devono essere fornite informazioni sull’utilizzo del canale interno e di quello esterno gestito dall’Anac, in modo chiaro e in luoghi facilmente accessibili anche dalle persone che non frequentano i luoghi di lavoro, in una sezione specifica del sito internet aziendale e sulla piattaforma informatica (se implementata).
Garantire l’attività di formazione al personale
Le persone alle quali è affidata la gestione del canale interno di segnalazione devono ricevere una specifica formazione, con aggiornamenti periodici.
Adeguare il modello organizzativo 231 (se adottato)
Le società che hanno adottato il modello organizzativo 231 devono aggiornare il modello richiamando le nuove procedure adottate, il garantito rispetto dei doveri di riservatezza e l’espresso divieto di atti di ritorsione e introdurre procedure per consentire l’informativa all’OdV in seguito a segnalazioni rilevanti in base alla disciplina 231, se quest’ultimo non è soggetto gestore della segnalazione, oltre che integrare il sistema disciplinare previsto dal modello 231 in funzione della nuova normativa.
Definire le modalità di trattamento dei dati
La gestione delle segnalazioni comporta il trattamento di dati personali, che deve essere effettuato nel rispetto del Regolamento Ue 679/2016.
I trattamenti sono effettuati dai soggetti del settore pubblico e privato in qualità di titolari del trattamento, fornendo una idonea informativa alle persone segnalanti e alle persone coinvolte, e adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati.
Le misure tecniche e organizzative ritenute adeguate devono essere riportate anche nel Registro delle attività di trattamento, che deve essere conseguentemente aggiornato.
In considerazione della particolare delicatezza delle informazioni che vengono trattate, si rende necessaria una preventiva valutazione di impatto sulla protezione dei dati.
Se la gestione della segnalazione è affidata, anche in parte, a un soggetto esterno, è necessario formalizzare un contratto (o un altro atto giuridico) con il responsabile del trattamento (ad esempio, il fornitore della piattaforma).
I soggetti interni, invece, devono operare in qualità di soggetti autorizzati al trattamento.
Regime sanzionatorio
Sono previste sanzioni da 10.000 a 50.000 euro, al verificarsi delle seguenti ipotesi:
- mancata istituzione dei canali di segnalazione;
- mancata adozione delle procedure per effettuare e gestire le segnalazioni;
- adozione di procedure non conformi a quelle fissate dal D.Lgs. n. 24/2023;
- mancato svolgimento dell’attività di verifica e dell’analisi delle segnalazioni ricevute;
- comportamenti ritorsivi;
- ostacoli alla segnalazione o tentativi di ostacolarla;
- violazione dell’obbligo di riservatezza circa l’identità del segnalante.
E’ prevista anche una sanzione da 500 a 2.500 euro che Anac può applicare al segnalante, nei cui confronti venga accertata anche con sentenza di primo grado, la responsabilità civile per diffamazione o calunnia nei casi di dolo o colpa grave.
01/12/2023